Arbeitsabläufe müssen häufig über die Druckerei selbst hinaus erweitert werden, um einerseits Kontakte zu Kunden und potenziellen Lieferanten von Materialien und Logistik für Produktion und Transport herzustellen. Die Entwicklung individueller Software erweist sich dabei zunehmend als Schlüssel, da es keine Universallösung gibt, die den individuellen Anforderungen jedes Unternehmens gerecht wird.
Da jedes Unternehmen anders ist, können Sie eine Reihe von Tools und Methoden verwenden, um Ihren Workflow für jedes Unternehmen anzupassen. Eine Möglichkeit besteht darin, eine „Plug-in“-Schnittstelle für externe Parteien bereitzustellen, egal ob Kunden oder Lieferanten, damit diese auf die Daten zugreifen oder die Steuerungsoptionen nutzen können, die Sie ihnen geben möchten. Am anderen Ende des Spektrums können Sie einen kompletten dedizierten Workflow erstellen, der sich in die Arbeit Ihrer Kunden und/oder Lieferanten einfügt, um bestimmte Produktions- und Logistikprobleme zu lösen, die Reichweite von Dienstleistungen über das Drucken hinaus effektiv zu erweitern und die Kundenbindung zu stärken. Hier präsentieren wir Beispiele für beides.
API öffnet Türen
Eine Möglichkeit, Kunden Konnektivität zu bestehenden automatisierten Produktionssystemen zu bieten, ist APIs. Das Akronym steht für Application Programming Interface (Aapplications Programming Interface). Dabei handelt es sich um eine Möglichkeit für ein Softwaresystem, mit einem anderen Softwaresystem zu kommunizieren oder sogar von diesem gesteuert zu werden. Dabei handelt es sich um eine Reihe kodifizierter und veröffentlichter Regeln zum Aufrufen von Vorgängen. Der Umfang dieser Vorgänge kann den Austausch von Daten (Hochladen von Grafikdateien oder Rückmeldung des Auftragsstatus) umfassen, um einen bestimmten Produktionsprozess auszulösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. die Vorabprüfung und die Übermittlung von Aufträgen an eine Druckwarteschlange.
Ein Beispiel aus der Praxis ist Soloflo, eine API, die Solopress im Sommer 2023 auf Kundenanfrage eingeführt hat. Jill Pickles, leitende Software- und BI-Entwicklerin bei Solopress, erklärt: „Diese Unternehmen haben ihr eigenes MIS und beschäftigen oft auch Entwickler, was bedeutet, dass sie Bestellungen übermitteln können, ohne unsere Website zu verwenden, die manuelle Eingaben erfordert; Handelskunden haben einen größeren Arbeitsaufwand, daher ist die Rationalisierung dieses Prozesses eine gute Investition.“
Die API ermöglicht den Zugriff auf das System von Solopress, um Daten innerhalb der von Solopress definierten Parameter anzufordern oder zu senden. Frau Pickles fügte hinzu: „Es liegt an den Kunden, davon Gebrauch zu machen, und auf der Druckmesse gaben einige offen zu, dass sie es nur zur Preisanpassung nutzten, indem sie den Preis einer bestimmten Auftragsspezifikation senkten, und wir hoffen natürlich, dass die meisten Menschen dies tun.“ Verwenden Sie es, um Bestellungen aufzugeben.
Die API ermöglicht den bidirektionalen Datenfluss, sodass Benutzer Produktattribute sammeln, Preise finden oder Bestellungen mit Designentwürfen aufgeben können. Wenn eine Bestellung aufgegeben wird, erhält der Kunde eine Auftragsnummer, mit der er den Fortschritt seines Auftrags verfolgen kann, einschließlich Informationen zur Nachverfolgung nach dem Versand. Eine kommende Version der API wird die Möglichkeit hinzufügen, URLs zu übermitteln, sodass Solopress ohne weitere Aufrufe an das System des Kunden „zurücksenden“ kann. Pickles sagt, dass Solopress nicht nur Dokumentation für die Formatierung des API-Aufrufs, die Validierung beim Ausführen des API-Aufrufs und das erwartete Systemverhalten beim Ausführen des Aufrufs bereitstellen wird, sondern auch sein Möglichstes tun wird, um zu helfen.
Benutzerdefinierte Workflows Prozesse verbessern
Stephen Austin ist ein 255-Jahre altes Unternehmen, das sich seit 70 Jahren auf die Bereitstellung sicherer Druck-, Testpapier-Erfüllungs- und Vertriebsdienste für Hochschulen und Weiterbildungseinrichtungen spezialisiert hat. Im Jahr 2018 startete das Unternehmen gemeinsam mit dem University College London (UCL) ein Großprojekt mit dem Ziel, die Produktion und Verteilung von Prüfungsunterlagen während der arbeitsreichen Zeit im Mai/Juni zu vereinfachen.
Zuvor mussten Akzidenzdruckereien das ausführen, was der britische Vertriebschef Stephen Austin Elizabeth Bowerman als „Standardkopierarbeit“ bezeichnete: Papier mit Nadel und Faden in der oberen linken Ecke zusammenbinden, den Karton etikettieren, ihn nach Typ verpacken und ausliefern. Inhalte, die an die Presse gesendet, gedruckt oder an UCL zurückgesendet werden, können nicht zurückverfolgt werden und es bestehen potenzielle Sicherheitsprobleme bei der Zustellung. Ucl ist bestrebt, all diese Probleme anzugehen.
Stephen Austin verfügte über ein eigenes internes Entwicklungsteam und stellte leitende Entwickler ein, die gemeinsam mit UCL den Prozess neu gestalten sollten. Es ist klar, dass das neue Arbeitsablaufmodell nicht in bestehende Prozesse passt und ein Übergang erforderlich ist, um mehr Arbeitsweisen zu schaffen.
Die Prüfungsabteilung der UCL verfügt über ein Kernteam von sechs Personen, von denen jeder Entwurfsdokumente hochladen kann. Zu den wichtigsten Fragen gehört, wie UCL Entwurfsdokumente bereitstellen soll, wie Namen/Berufszeugnisse für die Verwendung im internen Arbeitsablauf von Stephen Austin zugewiesen werden sollen und wie dies geschehen soll verwendet werden. Es gab eine Meinungsverschiedenheit zwischen dem Prism MIS (heute Pace) des Unternehmens und der Compositing- und Fertigungssoftware PlanetPress, bei denen es sich damals um zwei separate Systeme handelte.
Die Lösung umfasste maßgeschneiderte Arbeiten innerhalb von Stephen Austin, bei denen die Systeme miteinander und mit einem vorhandenen Portal verbunden wurden, über das Designdateien hochgeladen werden konnten. Der UCL-Prüfungsplan wurde verschickt, wobei jeder Zeile eine eindeutige Kennung für die Prüfungsarbeit und den Druckauftrag zugewiesen wurde. Die UCL-Mitarbeiter verwenden die Nummer im Namen der Bilddatei, damit eingehende Designdateien innerhalb von MIS abgeglichen werden können. Der automatische Überprüfungsprozess überprüft, ob der Name der Bilddatei mit der eindeutigen Kennung übereinstimmt, und markiert alles, was nicht mit dem Kundenservice übereinstimmt.
Die Sicherheit der Designdateien wird durch Verschlüsselung beim Hochladen gewährleistet und erst bei der Übertragung von einem externen Netzwerk entschlüsselt. Der Druck erfolgt auf Druckmaschinen von Canon und Osi. Die Kundendienstabteilung stellt Kundenberichte bereit, die wichtige Meilensteine enthalten. Die Umsetzung des Projekts hatte erhebliche Auswirkungen auf UCL. Ein Aspekt davon ist die Bereitstellung von „Anpassungspaketen“. Dabei handelt es sich um überarbeitete Prüfungspakete für Schüler mit sonderpädagogischen Bedürfnissen, denen möglicherweise mehr Zeit zum Ausfüllen der Prüfung eingeräumt wird oder die die Prüfung allein im Raum ablegen dürfen, sowie druckspezifische Änderungen wie Papierfarbe, Schriftart und -größe, um Sehbehinderungen Rechnung zu tragen.
Die Prüfungsunterlagen werden gemäß dem Zeitplan der Vormittags- und Nachmittagsprüfungen in präzisen Mengen verpackt, um der Sitzplatzzuteilung im Raum des ExCel Center gerecht zu werden, in dem die UCL-Prüfungen abgehalten werden. Dies vereinfacht die Vorbereitung des Raums durch den Aufsichtsleiter erheblich, insbesondere zwischen Vormittags- und Nachmittagssitzungen. Joanne Morse, damalige Prüfungsleiterin am University College London (UCL), sagte, dass „wir dadurch den Prozess vollständig aktualisieren konnten, was erhebliche Ressourcen einsparte und Fehler reduzierte“, und wies darauf hin, dass der Teil der Arbeit die Anpassung der Prüfung betraf allein rund 30 % der Ressourceninvestition eingespart.
Bowerman sagte, dass UCL dies tatsächlich zweimal umgesetzt habe, wobei während der Coronavirus-Pandemie alle Prüfungen online abgelegt wurden. Die Erfahrungen aus der ersten Iteration sind in die Entwicklung der zweiten Iteration eingeflossen. Die Prüfung 2023 ist das zweite Jahr, in dem das „neue“ System voll funktionsfähig ist, und weitere Entwicklungen werden erwartet, sobald neue Technologien verfügbar werden.
Sie bestätigt, dass das für UCL entwickelte Modell von Natur aus portabel ist, weist jedoch darauf hin, dass einzelne Kunden unterschiedliche Bedürfnisse und Vorgehensweisen haben. „Wir können Fähigkeiten und Lösungen für Probleme bereitstellen, von denen potenzielle Kunden vielleicht gar nicht wissen, dass sie existieren.“ Sie fügte hinzu, dass das bloße Hinzufügen von Sicherheitsfunktionen für einige Leute ausreichen könnte, obwohl es bei potenziellen Kunden einen gewissen Widerstand gegen Änderungen gibt. Dies ist teilweise auf eingefahrene Prozesse und Denkweisen zurückzuführen, aber auch auf die hohen Kosten eines möglichen Scheiterns und die damit verbundene negative Publicity.
